Primul semn că afacerea ta se dezvoltă este momentul în care ești nevoit să-ți mărești echipa. Pentru asta, pe lângă întocmirea contractului individual de muncă, mai trebuie să adaugi la acesta și o anexă destul de importantă, numită fișa postului. 

Poate că nu ești familiar cu acest document sau nu îi cunoști importanța și modul în care se dezvoltă și utilizează. De asta venim în ajutorul tău, cu un ghid complet care te va informa ce este fișa postului, de ce este importantă, ce conține și orice altă informație legală legată de aceasta, pentru ca tu să-ți poți dedica timpul găsirii angajaților potriviți.

Iar, dacă vrei să eficientizezi procesul de recrutare, folosește OLX Locuri de Muncă pentru a ajunge la milioane de candidați, sau aproximativ 70% din oamenii în căutare de muncă.

Începe să recrutezi mai ușor și mai rapid cu OLX!

Și, dacă te pregătești să redactezi fișa postului, iată ce informații va trebui să știi:

Ce este fișa postului?

Fișa postului este un document care conține toate atribuțiile, drepturile și modul de îndeplinire al acestora, care îi revin unui angajat la viitorul loc de muncă. 

Cu alte cuvinte, această anexă va fi o formă de ghidaj a noului angajat, în buna cunoaștere a sarcinilor și cerințelor pe care trebuie să le îndeplinească pe poziția pe care o va ocupa.

De ce este importantă fișa postului?

Fișa postului, deși se prezintă sub forma unei anexe la contractul de muncă, este un document indispensabil, mai ales în situația în care apar neînțelegeri între cele două părți – angajator și angajat. Dacă conținutul acesteia nu este respectat și devine necesară intervenția la nivel juridic pentru rezolvarea cazului, fișa postului devine o probă puternică în instanță, care poate fi în beneficiul tău.

Pe lângă rolul său de stabilire a sarcinilor și atribuțiilor, fișa postului este utilă în recrutarea, selecția, angajarea și chiar formarea profesională a viitorul angajați. Iar pentru tine, ca angajator, acest document te va susține în evaluarea performanțelor, precum și în formarea profesională a angajatului.

Practic, poți lua fiecare sarcină trecută pe hârtie și măsura gradul în care acestea au fost respectate. După o evaluare corectă, îți va fi mult mai ușor să stabilești ce poate fi îmbunătățit la angajatul tău și cât de bine se potrivește cu rolul respectiv.

Cine întocmește fișa postului?

O întrebare cu răspunsuri multiple, în funcție de situație. Dacă ai o companie mică, aflată la început de drum, și nu deține propriul departament de resurse umane, tu – managerul general, ești nevoit să întocmești fișa postului. În schimb, dacă ai deja o mică echipă, poți delega această sarcină unui subaltern care ar fi superiorul ierarhic al celui care urmează să fie angajat sau unui angajat pe postul respectiv, însă doar pentru revizuirea fișei sau îmbogățirea ei.

În general, persoanele care se ocupă cu redactarea anunțului de recrutare și cu procesul de selecție ar trebui să redacteze și fișa postului, sau s-o consulte pentru a face comunicarea cu candidații cât mai clară și corectă.

Ce trebuie să conțină fișa postului?

Dacă privim din poziția unei persoane care se află în căutarea unui loc de muncă și care vrea să aplice la un anumit job disponibil, aceasta va citi înainte responsabilitățile pe care le presupune rolul respectiv, beneficiile de care va avea parte, precum și portretul ideal al viitorului angajat.

Să spunem că această prezentare a rolului este o previzualizare a fișei postului, care va fi alăturată contractului individual de muncă. Însă, pentru a-ți face o idee și a-ți imagina un model cu fișa postului, vom detalia mai jos ce trebuie să cuprindă aceasta pentru a fi corectă și completă.

Denumirea oficială a postului

Denumirea oficială a postului nu este întotdeauna aceea cu care ne prezentăm când suntem întrebați ce lucrăm, spre exemplu: brand manager, digital marketing specialist, ci este cea trecută în nomenclatorul național al profesiilor (COR). Aceasta trebuie să fie însoțită și de codul COR asociat rolului respectiv.

Departamentul în care va lucra angajatul

Alături de denumire, este obligatoriu să precizezi departamentul în care va lucra viitorul angajat și persoana la care se va raporta, în ceea ce privește rezultatele sau performanțele. 

Organigrama companiei

Tot în această categorie trebuie să integrezi și organigrama companiei, nu neapărat sub formă de schiță, ci să menționezi ierarhiile, adică pozițiile de subordonare și de coordonare pe care le va deține angajatul în relație cu colegii lui.

Condițiile de lucru ale postului

În cea de-a doua categorie vei include programul, zilele de muncă, precum și numărul de zile de concediu de care va beneficia angajatul. Totodată, dacă rolul respectiv presupune și deplasări, este important să menționezi acest lucru, deoarece unele persoane nu sunt deschise către așa ceva.

Informații referitoare la mediul și spațiul de lucru

La această categorie se va menționa dacă angajatul va lucra de la birou, de acasă sau pe teren, precum și tipul de echipamente de care va avea sau nu nevoie. Spre exemplu, dacă lucrează în marketing, va avea nevoie de un laptop, de un telefon și probabil că de o imprimantă. Dacă jobul respectiv implică și muncă de teren, atunci vei menționa că are nevoie de mașină pentru a se deplasa.

Scopul postului

Aici, vei menționa scopul pentru care a fost creată această poziție, scop pe care îl vei stabili singur. Spre exemplu, dacă rolul respectiv este de recepționist, vei menționa în această categorie că scopul său este primirea apelurilor de la clienți și înregistrarea cererilor lor.

Principalele sarcini și responsabilități

În cadrul acestei categorii, vei menționa clar sarcinile și responsabilitățile pe care le va trebui să le respecte viitorul angajat. Nu uita să oferi detalii la fiecare atribuție în parte, pentru a nu lăsa loc de neclarități. 

Sarcinile secundare

Dacă există sarcini secundare, pe lângă cele principale, nu uita să le menționezi într-o subcategorie. Poți include și informații care țin de disciplina muncii.

Sănătatea și securitatea în muncă

Nu este o categorie obligatorie în fișa postului, ci doar una facultativă, deci rămâne la latitudinea ta dacă vei include sau nu aceste informații în fișa postului, care oricum vor fi dezbătute la examenul de Medicina Muncii, obligatoriu în procesul de angajare.

Autoritatea de a lua decizii

Dacă ai nevoie de o persoană care să ocupe un rol de conducere, ea va avea automat și puterea de a lua decizii în ceea ce privește mersul lucrurilor în firmă. Însă, anumite decizii pot fi luate doar de antreprenor, de aceea este esențial să menționezi în fișă în ce direcții și pe ce subiecte poate decide viitorul angajat.

Profilul postului

Știi că mai sus vorbeam despre portretul angajatului ideal pe care îl incluzi în anunțul de angajare? Aceleași informații vei menționa și la această categorie, adică cerințele în care trebuie să se încadreze viitorul angajat, cum ar fi tipul de studii, abilități și lista poate continua.

Criterii de evaluare

Pe lângă faptul că angajatorul poate evalua performanțele angajatului prin citirea principalelor responsabilități și sarcini pe care le are, el se poate ghida și cu ajutorul categoriei: criterii de evaluare. Aici, vei menționa standardele poziției pe care viitorul angajat va trebui să le mențină.

Model pentru fișa postului și exemple de redactare

Îți vom oferi un model general pentru fișa postului și, pe baza structurii, vom redacta două exemple: fișa postului pentru un contabil și pentru un lucrător comercial.

Model de structură pentru fișa postului

• Informații generale

1. 1. • Denumirea postului (împreună cu codul COR)
      • Departament 
      • Participarea la ședințe
      • Elemente de organigramă (către cine raportează, ce subordonați direcți are, de cine este înlocuit, cu cine interacționează)

• Condițiile de lucru

1. 1. • Mediul și spațiul de lucru

• Scopul postului

• Sarcini și responsabilități principale

• Sarcini secundare

• Sănătatea și securitatea de muncă

• Autoritatea de a lua decizii

• Profilul postului

1. 1. • Studii încheiate
      • Calificări
      • Ani de experiență
      • Abilități tehnice
      • Efort fizic

• Criterii de evaluare

Exemplul 1: Fișa angajatului pentru un contabil

Informații generale

1. Denumirea postului: Contabil Cod 331302
2. Departament: Financiar
3. Participarea la ședințe: Financiare, de management, generale
4. Elemente de organigramă
   1. Raportează către: Directorul financiar
   2. Subordonați direcți: Nu are
   3. Înlocuit de: Alt contabil sau de șeful de departament
   4. Interacționează cu: Manageri de departamente, furnizori, auditori externi

Condițiile de lucru

• Program de birou
• Număr de ore lucrate: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână
• Zile de lucru: De luni până vineri
• Program zilnic: 9:00 – 18:00, o oră de pauză
• Număr de zile de concediu (pe 12 luni): 21 de zile
• Deplasări: Ocazionale

Scopul postului

Asigurarea gestionării corecte și complete a evidenței contabile pentru stocuri, relațiile cu terții, trezoreria, veniturile și cheltuielile companiei. 

Sarcini și responsabilități principale

• Contabilizarea facturilor emise pentru clienți
• Înregistrarea operațiunilor financiare în lei
• Gestionarea numerarului și avansurilor
• Întocmirea de rapoarte financiar-contabile și balanțe de verificare pentru o corelare exactă a datelor financiare

Sarcini secundare

• Colaborarea cu auditorii
• Participarea la realizarea bugetelor anuale

Sănătatea și securitatea de muncă: Respectarea normelor de SSM în mediul de birou

Autoritatea de a lua decizii: Decizii limitate la domeniul financiar, conform procedurilor interne

Profilul postului

• Studii încheiate: Studii superioare în domeniul economic
• Calificări: Certificare în contabilitate (spre exemplu, CECCAR)
• Ani de experiență: 2-3 ani de experiență în contabilitate
• Abilități tehnice: Cunoștințe avansate de MS Office, softuri contabile
• Efort fizic: Minimul necesar în activitatea de birou

Criterii de evaluare:

• Acuratețea înregistrărilor contabile
• Respectarea termenelor fiscale
• Capacitatea de a furniza rapoarte financiare corecte și la timp

Exemplul 2: Fișa angajatului pentru un lucrător comercial

Informații generale

1. Denumirea postului: Lucrător comercial Cod 522303
2. Departament: Vânzări
3. Participarea la ședințe: Ședințe de vânzări sau de inventar, generale și informative
4. Elemente de organigramă:
   1. Raportează către: Șeful de magazin
   2. Subordonați direcți: Nu are
   3. Înlocuit de: Alt lucrător comercial
   4. Interacționează cu: Clienți, casieri, colegi de departament

Condițiile de lucru

• Program în ture (magazin sau depozit)
• Număr de ore lucrate: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână
• Zile de lucru: De luni până vineri
• Program zilnic: 7:00 – 16:00 sau 16:00 – 24:00, o oră de pauză
• Număr de zile de concediu (pe 12 luni): 21 de zile
• Deplasări: Nu se aplică

Scopul postului

Asigurarea aprovizionării și prezentării produselor, și oferirea de suport clienților spațiului comercial.

Sarcini și responsabilități principale

• Plasarea mărfurilor pe rafturi
• Verificarea stocurilor și inventarierea produselor
• Asistarea clienților spațiului comercial

Sarcini secundare

• Suport pentru casieri
• Ajutarea la organizarea promoțiilor

Sănătatea și securitatea de muncă: Respectarea normelor de protecție și siguranță în manipularea mărfurilor

Autoritatea de a lua decizii: Decizii operaționale limitate la organizarea și rearanjarea produselor

Profilul postului

• Studii încheiate: Studii medii
• Calificări: Niciuna (cursurile de specializare în vânzări reprezintă un avantaj)
• Ani de experiență: 0-1 ani (experiența în vânzări reprezintă un avantaj)
• Abilități tehnice: Operarea caselor de marcat și a scanerelor de produse
• Efort fizic: Ridicarea și organizarea mărfurilor, activitate în picioare

Criterii de evaluare

• Disponibilitatea și amabilitatea în relația cu clienții
• Organizarea eficientă a rafturilor și stocurilor
• Contribuția la atingerea targetului de vânzări

Poți folosi aceste modele pentru a-ți  redacta fișa postului. Este important, însă să te ghidezi după acestea și să consideri ce informații sunt oferite, pentru ca apoi să adaptezi fișa postului la rolul necesar în firma ta sau cea pentru care recrutezi. 

Cadrul legislativ pentru fișa postului

Există mai multe reglementări, legi și decizii juridice care afectează modul în care întocmești fișa postului și cum te raportezi la angajații recrutați pe baza acesteia. Le vom prezenta pe scurt pe cele mai importante:

Ce spune Codul Muncii despre fișa postului?

Codul Muncii face o serie de referiri la fișa postului pe care trebuie să le urmezi ca angajator sau recrutor:

1. Ai obligația de a informa persoanele selectate în vederea angajării cu privire la funcția sau ocupația pe care urmează s-o dețină, conform COR sau altor acte normative, împreună cu atribuțiile postului acestuia (Articolul 17, aliniatul 2)
2. Salariatul are obligația de a îndeplini atribuțiile care îi revin, conform cu fișa postului (Articolul 39, aliniatul 2)
3. Angajatorului îi revine dreptul de-a stabili atribuțiile corespunzătoare fiecărui angajat (Articolul 40, aliniatul 1)
4. În completarea acestor sarcini trasate în fișa postului, angajatorul are dreptul să dea dispoziții cu caracter obligatoriu pentru salariat, sub rezerva legalității lor (Articolul 40, aliniatul 1)
5. Fișa postului trebuie să constituie acordul părților contractului individual de muncă, atât în momentul încheierii acestuia, cât și ulterior, în cazul unor modificări (Articolul 40, aliniatul 8)

Neîndeplinirea atribuțiilor din fișa postului

Chiar dacă un angajat nu își îndeplinește sarcinile de lucru conform cu fișa postului, ca angajator, nu ești exonerat de plata drepturilor salariale, conform deciziei Curții de Apel din Alba Iulia. În aceste cazuri va trebui să apelezi la acțiuni precum evaluarea profesională, cercetarea discipliară sau sancționarea disciplinară, conform Codului Muncii.

De asemenea, nu poți sancționa un angajat pentru neîndeplinirea unei atribuții sau sarcini care nu este inclusă în fișa postului, conform unei decizii a Curții de Apel din Galați.

Cum poți modifica fișa postului?

Sunt situații în care ești nevoit să faci modificări în fișa postului, pentru că uneori se înmulțesc atribuțiile față de cele de la angajare. Pentru aceasta, este obligatoriu să-i aduci la cunoștință angajatului cu urmează să intervii asupra fișei postului. 

Modificările atribuțiilor din fișa postului se pot face unilateral, dacă acestea nu modifică natura muncii prestate. 

În schimb, dacă se schimbă specificul muncii și ești nevoit să faci modificări majore, trebuie să ceri consimțământul angajatului în acest sens. Păstrarea denumirii funcției și schimbarea sau adăugarea unor atribuții noi celor stabilite inițial în fișa postului, care au o altă natură și corespund unei funcții diferite, constituie schimabarea felului de muncă – un element esențial al contractului individual de muncă. Aceasta se poate face doar prin încheierea unui act adițional, conform deciziei Curții de Apel din București.

Formează-ți echipa perfectă pentru afacerea ta!

Acum că știi cum să realizezi fișa postului, tot ce rămâne este să găsești candidații potriviți pentru derularea activităților și să-i susții în activitatea lor.

În cazul echipei existente, ai la îndemână o listă lungă de tehnici de motivare a angajaților, pe care o poți explora pentru a ține angajații de valoare lângă tine. 

Iar, când vine vorba de mărirea echipei, OLX Locuri de Muncă este locul care-ți va fi de cel mai mare folos. Aici vei putea să ajungi cu anunțul de angajare la aproximativ 70% din cei ce-și caută locuri de muncă. Noi ne vom ocupa de notificarea candidaților relevanți pentru tine. Tu vei putea vedea câți oameni au aplicat, prin intermediul filtrelor avansate și statisticilor, și îi vei contacta prin metoda preferată pe cei potriviți.

Începe să recrutezi cu OLX Locuri de Muncă și dublează vizibilitatea anunțurilor tale!